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高华:文化部公文处理自动化初期的那些事

2019-08-26    来源:中国老年文化

现在机关办文早已实现了计算机化,从公文的起草、报送、修改到文件的存档、检索等都可以在网上运行。运转速度快了,质量也提高了。然而,松高千尺非一日长成,在推进办公自动化的初期,大家摸索着一步一步往前走,经历许多曲折和考验。20多年前的一些想法和做法,现在看来似乎很原始、初级,但那才是前进的真实脚印。

一、从最原始的方法入手,照葫芦画瓢

1996年前后文化部办公厅就开始了相关筹备工作。最初的方法就是用计算机来模拟手工处理公文。根据秘书处日常公文处理的纸质格式由自动化处制作成模板,拷贝到每一台计算机上。然后公文起草人在计算机上对着模板填写公文标题、起草人、年月日等内容,由计算机打印出纸质报批文稿。起草人逐级上报,请处长修改,经由司局长审核报送到部领导审批。有人谐趣地说,最初公文处理自动化就是把计算机当作打字机用。

当时使用的机器也非常原始。最初用的机器是386、486,然后有了奔腾Ⅰ、奔腾Ⅱ。有一天听说3楼一间办公室有了奔腾Ⅲ,大家忍不住跑过去看看究竟长得什么样,运行速度如何快。我们用异样的眼光看着那个办公室的人,多少有些羡慕,也有点妒忌。而今天的80后,90后是难以体会我们那时的心情的,他们也只能到博物馆才能看到这样的计算机了。

一个公文处理版本要试验多次。自动化处的同事们反复到业务处室征求意见,同时还承担着计算机维护的任务。那时文化部还在沙滩办公,没有电梯。二楼计算机故障了,三楼急件等着出手。他们办公室的电话响个不停,我们经常看见他们跑上下忙碌的身影。

记不清哪一天文化部里成立了信息中心,自动化处的工作慢慢移交,公文处理逐步升级,改为信息中心的两位工程师经常来我们秘书处了。他们再次了解公文处理、公文运转的需求,征求修改意见,修改、改进,再修改,再改进。再后来外来软件公司介入,编制了庞大的文化部公文处理系统和文书档案数据库。

二、磨合期工作量不减反增

现如今如果说计算机处理公文比手工慢,那会让人笑话。但在当时计算机确实没有手工效率高,工作量不减反增。

其一,对照模板录入文件看似简单,但纸张常常不易放正,不是歪了,就是前后移位,既浪费时间又浪费纸张。反复训练,失败多次,有了手感,才能够打印出来合格的公文稿纸来。据说也有手脚麻利、动手能力比较强的同事,经过几次操作就能够一次完成。但我没有亲眼看见,都是听人说的。

其二,初期的计算机总出问题,死机是家常便饭。公文写了半截,突然遇到死机,前功尽弃,只能从来。还有让人头疼的是文件运转中要带个软盘,开始是7寸盘,软布拉吉,很容易坏。一不小心,软盘还容易从文件夹里弄丢。后来有了5寸盘,质量稍好了一些。现在回想起来,当初大家面对新鲜事物脾气真的很好,如搁在现在,肯定受不了。当时也有几个急脾气的年轻人,没几天锐气也给磨平了。

其三、输入法选择少,录入速度慢。当时主要有五笔字型、双拼、全拼几种输入法。大家公认五笔字型输入法最好,最快。可是这么多年过去了,除了少数有耐心,有决心的外,大多数人都放弃了五笔字型。后来有了自然码及各种拼音法,但专业打字员仍坚持使用五笔字形。

三、通报来了

计算机处理公文刚起步就得到了各级领导的好评,尤其是部领导。有的部领导说,审稿、改稿的效率高多了。以前各司局手写稿时,领导们每天都要面对各种不同字迹,不同风格的稿件。遇到书写怪异的字,还要花时间去猜字,这是非常辛苦的差事。

表扬之后部领导批示来了,要求乘热打铁,抓住当前公文意识提高的好时机,狠抓公文质量。要求不定期编写公文处理情况通报,促进工作。

不知道情况通报这种方式最初是谁发明的,效果出奇的好,质量和效率明显提高。每出一期,各司局都自查,看看是否与自己有关。一时间办文的同事赶到压力很大,担心出错。实际上我们编辑通报的压力更大。我们的想法是对事不对人,能够达到减少错误,提高效率和质量的目的就可以了。但是通报出来之后,还是难免各种推测。部领导也很重视通报,期期必读,而且常常追问,最近怎么没有看到通报了。说好不定期,但那一段时间,通报的频率达到了3、4周一期。

四、夭折的公文展览

推动公文效率和质量的工作进行了一段时间,根据部领导要求,办公厅秘书处与档案处共同筹备公文展览。我们的想法与编写通报一样,不扣帽子,不打棍子,重在交流,提高效率和质量。

应当承认我们也有私心。我们是公文核稿部门,犯错误甚至是犯大错误的机会更多,免不了今后会请求从轻发落。记得有一上报的文件送出后,发现了一个非常重要的校对错误。一字之差,意思相反,“保持一致”写成了“保持一般”。打字室说五笔字型里,“一致”与“一般”是同一个码。当时谁都能理解这句话的意思,简直了,无语了。我们赶紧想办法追回已发出的文件。好在平时与上级收文部门联系多,关系好,经历几个回合,一身冷汗,有惊无险,总算全都追回来了。

公文展览设在新办公楼的14层,那时文化部刚从沙滩搬到东二环。用现在的话说,展览是问题导向。我们归类了几种常出的问题,把起草单位,起草人等重要信息避开,有的采取粘贴的方法,有的干脆不用原稿,复印时把上述信息剪切掉,尽量避免各种推测。

开展之前部领导来审查。看了一遍,又看了一遍。然后坐下来,与我们交流。先是肯定成绩,说展览下了很多功夫,最近机关公文质量提高明显等等。话锋一转,说公文展览的目的是鼓劲,是借鉴经验,引起重视,不是追究责任。看得出你们已经很用心了,但是明眼人一眼就能看出,是哪个司局办的,司局里也很容易知道谁办的。建议这个展览暂时放一放,待成熟些后再议。

听了这一席话,我们心里也犯嘀咕,没想到部领导也是刀子嘴,豆腐心。平时对我们很严厉,关键时刻关心干部,人情味还很足。

五、着急上火、消火也快

一篇短稿子,原本30分钟就能搞定的事,来回一折腾,一上午就过去了,火苗一下就窜上来了。那一段时间确实特别容易着急上火。

我办公室的门多次被猛地推开。一天进来一博士,气冲冲的。平时我们都很熟,也不好大发雷霆,见了面,气消了一半。他说你们的要求很过分,耽误时间太多了。我觉得我能理解他,年龄不小了,不得不学习简单的键盘操作。一个计财司的老同志来了,他一辈子就用毛笔起草公文。我翻阅过那些用毛笔书写的公文,厚重的历史感令人尊敬。一方面他赞同公文改革,一方面他又说很难适应电脑写公文,速度和效率都跟不上。偶尔也有司局长进来,说通报内容是他疏忽了,不是下属的责任。像平常聊天一样,不像是在谈工作。

刚才还在生气,一会儿就烟消云散。即使个人受了些委屈,也用不着大嗓门和大道理。当时机关办文环境非常和谐,同志间相互理解和支持,有很多感人的故事。当时有两位老部长换笔的故事尤其令人敬佩。一位是刘德有副部长,他说,现在工作太忙,退休后一定要学会电脑写作。他没有食言,果然退休后用电脑写了很多书,我在机场书店还看见过厚厚的畅销书《我为领袖当翻译》,据说还有几本日语研究的专业书也是用电脑写的。另一位是王蒙部长,他居然使用五笔字型,真令我们这些一直使用拼音码的晚辈感到汗颜。王蒙部长用电脑写作的作品太多了,他幽默地说,诗歌是他骄傲的公主,除了诗歌他都用电脑写作。

没有昨天的初级阶段,就没有今天的局面,几千年的书写习惯,说变就变了。转眼20多年过去了,过去的事就像发生在昨天一样。

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